Роль электронной почты в наше время переоценить сложно — 90% электронного документооборота с компаниями-партнерами происходит именно посредством электронной почты.
Небольшие организации обходятся электронной почтой, размещенной на бесплатных общедоступных серверах, но это отрицательно влияет на имидж компании — нормой стало иметь собственный домен в Интернете и электронная почта должна располагаться в этом домене.
Поддержку электронной почты в таком случае можно передать компании, обеспечивающей хостинг Вашего сайта, но это не совсем удобно:
- возможности такой почты, как правило, ограничены набором сервисов, предлагаемым хостером
- объем хранимой базы писем существенно ограничен
- функции фильтрации и перенаправления почты как правило, отсутствуют, а создание новых почтовых ящиков неудобно, и требует дополнительных настроек на сайте хостера
- хранить почту на сервере хостера небезопасно, т.к. фактически технический персонал хостера имеет неконтролируемый доступ к вашей почте
Если в компании больше 20 сотрудников, то поддержка общей корпоративной почты и контроль за ее сохранностью становится фактически невозможным. А в случае, если функции фильтрации спама у хостера настроены некачественно (а зачастую они просто отсутствуют) — на очистку почты от спама может уходить около получаса рабочего времени ежедневно.
В такой ситуации разумным решением будет установка собственного почтового сервера. Использование программного продукта Microsoft Exchange и ведущих систем антивирусной и антиспам защиты дают следующие преимущества:
- неограниченный объем почтовых ящиков (ограничен лишь размером жесткого диска)
- значительно более высокая скорость доставки сообщений — Ваш сервер занят только Вашей компанией, а не должен обрабатывать очереди из десятков тысяч сообщений от других клиентов хостинговой компании
- настроенная персонально под Ваши задачи антиспам-система быстро и качественно (эффективность на уровне 98%) очистит почту от нежелательной корреспонденции
- антивирусная защита не только не допустит попадания зараженного письма на Ваш компьютер (уведомив при этом Вас о блокировке письма), но и сообщит о проблеме Вашим партнерам по бизнесу
- системы общих папок предоставят удобный инструмент совместной работы Вашим сотрудникам: теперь потери важных писем из-за того, что кто-то из сотрудников недоглядел, заболел или в отпуске — исключены
- увольняющийся сотрудник не может забрать электронную почту "с собой" — его почта перенаправляется секретарю. Обращающиеся на личный адрес уволившегося сотрудника клиенты не останутся без внимания.
- система резервного копирования позволит восстановить переписку как в случае аппаратного или программного сбоя, так и в случае намеренного уничтожения электронной переписки увольняющимся сотрудником
